12月の忘年会で幹事を任されたとき、いちばん先に知っておきたいのは手順の多さではなく動き始める時期です。Coeliaのイベント運営を続けて見てきた限り、12月に慌てる幹事ほど11月に候補日を出していません。店は12月に一気に埋まります。
Coelia代表・小幡十矛が、なぜCoeliaを作ったのかを書いています。なぜCoeliaを作ったのか
この記事は飲み会幹事のやることの季節版です。型は同じで、準備・当日・翌日の3段階、軸は日時・場所・会費の3つ。違うのは11月上旬から動く順番と、歓送迎会・新年会との日程の線引きを先に決めることです。
飲み会幹事記事と、ここだけ違う3点
季節を問わない幹事とはの整理と、飲み会幹事のやることの3段階表はそのまま使えます。忘年会で足すのは次の3点だけです。
- 11月上旬から動く：12月に入ってから店を探すと、人気の金曜・土曜は席が取りにくくなります。
- 歓送迎会・新年会との線引き：同じメンバーで複数回集まる月は、どの回を幹事が担うかを先に決めます。
- 会費を早めに伝える：年末は支出が重なりやすいので、店が決まったら会費の目安を案内に入れます。
参加者側の気持ちの整理は忘年会に行きたくないが別の角度から書いています。幹事向けの段取りはこの記事に置きます。
忘年会幹事のやることは、11月から翌日までの4段階です
次の表は、11月から動き始める順番です。12月の店取り合いに巻き込まれにくくなります。
| タイミング | やること | 済むと消える不安 | 運営から見た例 |
|---|---|---|---|
| 11月上旬 | 候補日を3つ出して日程を決める／人数の上限をつかむ／歓送迎会・新年会と被らないか確認します | 「いつ開くか分からない」が消えます | 11月に候補日を出した幹事ほど、12月の返事が早い |
| 11月中旬〜12月前週 | 店を予約する／会費の目安を決める／集合時間・行き方・会費を案内で送ります | 「席が取れないかも」が消えます | 案内が揃った幹事は、当日の連絡がほぼ来ない |
| 当日 | 15分前着で席を確認／乾杯の音頭を先に依頼／会話が止まった席へ寄る／会計は予約時に精算方法を確認しておきます | 「入りづらいかも」が消えます | 音頭を先に頼んでいる幹事は、自分も席に座れている |
| 翌日 | 差額を精算／お礼を一言送る／新年会の話題があれば日程だけ置く | 「あの件どうなった」が消えます | お礼が翌朝届く幹事ほど、次の集まりの返事が早い |
表の要点：11月に「決める」・前日までに「届ける」・当日は「見る」・翌日は「締める」の4つに分かれます。
11月上旬に決める順番は、飲み会幹事と同じ型です
人数が見えないまま店を探すと候補が絞れません。次の順番で決めます。
- 日程：候補日を3つ並べると、相手は選ぶだけで返事が返ってきます。
- 人数：お店の候補が一気に絞れます。歓送迎会と同じメンバーなら、どちらの回を幹事が担うかもここで決めます。
- お店：12月は早めに押さえるほど席が取りやすくなります。帰り道に近い駅を軸にします。
- 会費の目安：年末は支出が重なりやすいので、案内に入れておきます。
- 案内：集合時間・場所・会費を全員へ送ります。
声のかけ方は飲み会の誘い方、前日の連絡はリマインドメール例文5パターンの文面テンプレートを使えば短時間で終わります。
当日は、開始前・乾杯・中盤・締めの4つのポイントを押さえる
- 開始前：15分前に着いて席を確認します。着いた人から座れる状態なら、入り口で止まりません。
- 乾杯：音頭を頼む相手へ先に声をかけます。「〇〇さん、乾杯の音頭だけお願いできますか」で十分です。
- 中盤：会話が止まった席へ寄り、話題をひとつ置きます。
- 締め：会計を先に済ませ、解散前に短く挨拶します。
席順の基本は飲み会マナーの基本、締めの挨拶は飲み会の締めの挨拶に30秒で話せる基本構成があります。当日の進行手順は飲み会幹事記事と同じです。
会社の忘年会とは別に、自分で選んだ集まりも12月にあります
幹事を引き受けたあとも、自分で参加する側の忘年会を1つ足しておくと、12月の負担の配分が変わります。日付が先に決まっている回なら、誘いの返事待ちが要りません。
11月の鍋会や12月中旬のクリスマス回は飲み会・食事会イベント一覧から見られます。
忘年会の幹事のやることを、先に押さえる3点
「忘年会 幹事 やること」で検索してきた場合、飲み会幹事と同じ型に11月から動く順番だけ足せば足りるのに、別物だと思って動き出しが遅れることが多いです。ここまで読む前に、始め方の型だけ先にまとめます。
- 重い理由：忘年会だから別の型が要ると思い、11月からの順番を後回しにする
- 置き換え：飲み会幹事の決める・集める・回すに、11月から動く順番だけ足す
- 具体案：候補日3つで日程を決め、人数と店を固めて11月上旬に案内を送る
詳しいチェックリストは上の表、飲み会幹事との違いは飲み会幹事のやることを見てください。
よくある質問
忘年会の幹事は、いつから動き始めるといいですか？
11月上旬が目安です。12月に入ってから店を探すと、人気の日は席が取りにくくなります。候補日を3つ出して選んでもらい、人数が見えたら店を押さえ、前日までに集合時間と行き方を送ります。
忘年会の幹事と、普通の飲み会幹事は何が違いますか？
やることの型は同じで、日時・場所・会費の3つを先に決めます。違うのは動き始める時期と、歓送迎会・新年会との日程の線引きです。12月は予定が重なるので、幹事を引き受けたら11月上旬に候補日を出すと後が楽になります。
忘年会のお店選びで、12月に先に見るポイントは何ですか？
人数と予約の取りやすさの2つです。12月は人気店は早めに埋まります。参加する人の帰り道に近い駅を軸にし、全員の顔が見える席を選ぶと当日の会話が止まりにくくなります。
忘年会の会費は、幹事はいつ伝えるといいですか？
店が決まったらすぐ伝えます。年末は支出が重なりやすいので、会費の目安を案内に入れておくと返事が早くなります。集金は会が終わる前に済ませると、解散後に追いかけなくて足ります。
幹事の経験がなくても、忘年会をうまく回せますか？
回せます。幹事の仕事は盛り上げることではなく、日時・場所・会費を先に確定させて全員へ伝えることです。季節を問わない飲み会幹事のチェックリストに、11月から動く順番を足した形でこの記事に並べています。
