幹事とは、飲み会や集まりの日程・お店・当日の進行をまとめて引き受ける担当のことです。やることは「決める」「集める」「回す」の3つ。この順番で進めれば、初めてでも形になります。話術より先に、集まる理由とその日までの段取りを運ぶ役割のほうが重い。
Coelia代表・小幡十矛が、なぜCoeliaを作ったのかを書いています。なぜCoeliaを作ったのか
幹事を一度引き受ける前に、運営が段取りを回しているイベントを参加者として体験してみるのも手です。飲み会イベントや20代限定のイベント一覧から、ひとり参加の回をのぞいてみてください。
幹事とは、集まりの段取りを引き受ける人のことです
「幹事、お願いできる？」と声がかかるのは、任せても大丈夫だと周りが見ているサインです！ うれしい合図から始まります。
幹事の仕事は、次の3つに収まります！
- 決めます：目的・日程・人数・予算感・お店を確定させます
- 集めます：声をかけて出欠を取り、必要な情報を届けます
- 回す：当日の受付から乾杯、会話の流れ、締めまでを見届けます
押さえたいのは、幹事は司会が上手な人ではなく、決める人だということです！ みんなが迷わず集まれる状態を、先に作っておく役割です。
引き受けた僕が最初に心配したのは、当日の自分でした
この「決める人」という答えに、僕は最初からたどり着いていたわけではありません。イベントの主催を始めた頃、前の日に頭を占めていたのは乾杯の音頭と、席が静かになったらどうするかでした。幹事は当日みんなを盛り上げる係で、話がうまい人の役だと思っていたからです。任された以上、空気を白けさせる幹事だとは思われたくありません。予約や連絡は済ませてあるのに、気が重いのはいつも当日のほうでした。
僕がよく喋った回ほど、いい会になったわけではありませんでした
回を重ねて、気づいたことがあります。自分が頑張って会話を回した回と、ほとんど聞き役でいた回で、帰り際の「楽しかったです」に差がありませんでした。差が出ていたのは別のところで、店と席と話題の仕掛けを、当日より前にどれだけ決めてあったかです。話しやすい席の分かれ方の店を選べた回は、僕が黙っていても会話が続きました。
つまり、幹事の仕事は当日始まるのではなく、当日が始まる前におおかた終わっています。僕が心配していた話術は、幹事の道具ではありませんでした。前の日に見るべきだったのは、鏡ではなく予約の確認画面のほうです。
幹事のやることは、時系列3段階に分けると簡単になります
一覧で見ると多く感じますが、時間軸で切り分けると、その日にやるのは毎回1つか2つです！
| 段階 | タイミング | やること | 迷ったときの決め方 |
|---|---|---|---|
| ① 決める | 頼まれた直後 | 目的の確認、日程候補、人数、予算感、お店の予約 | 日程は候補3つ・お店は2つに絞って出す |
| ② 集める | 開催の1〜2週間前 | 声かけ、出欠の締切、集合時間と店名の共有、前日のリマインド | 返事が来ない人には期限を書いて再送 |
| ③ 回す | 当日 | 受付、乾杯の音頭、席の空気づくり、会計、締めの挨拶 | 進行より会話。話せていない人の隣へ |
表の要点：重いのは①だけ。ここが決まれば残りは連絡と当日の動きです！ 簡単にするコツは選択肢を出しすぎないことで、日程は候補を3つ並べると相手は選ぶだけで返事でき、お店は2つに絞ると迷いません。 つまずきやすい3つは先回りできます。
- お店が決まりません：駅の近さ・個室・予算感のうち、一番大事な条件を1つだけ先に決めます
- 人数が読めません：出欠の締切を最初の連絡に書く（飲み会の誘い方・リマインドメール例文が使えます。当日までの段取り全体は飲み会幹事のやることチェックリストにまとめました）
- 当日の会話が心配：盛り上げ役ではなく、話せていない人へ話題を渡す係になる（締めは飲み会の締めの挨拶に短い型があります！）
幹事を一度やると、「イベントを盛り上げる側」の景色が見えます
終わったあとに「楽しかった」と言ってもらえる体験は、参加しているだけでは味わえないものです！
Coeliaは東京都内近辺で20代限定のイベントを続けて開催していて、運営としてこの段取りを続けて回しています。分かったのは、会話は勢いより仕掛けで生まれることです！ 自己紹介の「はじめましてカード」には最近よかったもの・ちょっと得意なこと・相談に乗れることの欄を置いています。
話題サイコロや協力型ボードゲームのitoも使う。運営スタッフは常駐していて、輪に入りづらいときはいつでも相談OK！ 初参加でも入りやすい進行で、ひとり参加も歓迎です。
当日の動きはイベント運営初心者の役割ガイドへ。店内の雰囲気を事前に知りたいときはイベント一覧から気になる回をのぞいてみてください。同年代が集まるイベントの選び方は東京の20代向け社会人サークルの選び方にまとめています。
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よくある質問
幹事とは何をする人ですか？
幹事とは、飲み会や集まりの日程・お店・当日の進行をまとめて引き受ける担当のことです！ 仕事は決める（日程とお店の確定）・集める（声かけと出欠）・回す（当日の受付から締めまで）の3段階です。
幹事のやることを簡単にする方法はありますか？
選択肢を減らすことが一番効きます！ 日程は候補3つ・お店は2つまでに絞ると調整の往復が減り、出欠の締切日を最初の連絡に書いておくと人数が固まるまでの待ち時間も短くなります。
初めて幹事を任されました。お店はどう選べばいいですか？
条件に優先順位を1つだけ付けると決まります！ 駅の近さ・個室・予算感のうち一番大事なものを先に選び、席の分かれ方も確認すると当日の会話が回りやすくなります。
幹事は当日、盛り上げ役をやらないといけませんか？
盛り上げ役は不要です！ 幹事が担うのは、話せていない人へ話題を渡すことと時間の区切りを伝えることです。乾杯と締めの短い挨拶を用意しておけば場は十分に進みます。
幹事の経験がなくても、Coeliaのイベントにひとりで参加できますか？
参加できます！ Coeliaは東京都内近辺で20代限定のイベントを続けて開催していて、ひとり参加は歓迎です。運営スタッフが常駐し、初参加でも入りやすい進行なので、聞き役でも大丈夫です。
