リマインドメールは、返事や参加を催促する連絡ではありません！相手が当日までにやることを、読んだその場で終わらせてもらうための連絡です。だから入れるのは念押しの言葉ではなく、日時・場所・準備するもの・変更時の連絡先・返事のしめきり、この5つ。まずは下の例文をコピーして、◯◯の部分を自分の状況に差し替えてください。イベント参加者向けの文面では、開催ページのURLをそのまま貼ると迷いが減ります。
Coelia代表・小幡十矛が、なぜCoeliaを作ったのかを書いています。なぜCoeliaを作ったのか
まずは、そのまま使える例文から
説明より先に文面を置きます！ 急いでいる方は、ここだけコピーして送ってもらって大丈夫です。
どの例文も、件名だけで用件と日時が分かる形にしてあります。受信箱では本文より件名のほうが先に読まれるので、ここが最初の仕事になります。
1. 社内の定例・会議の前日に送る
件名：明日10:00 ◯◯定例のご案内（会議室A） お疲れさまです。◯◯部の△△です。 明日◯月◯日（◯）10:00から、会議室Aで◯◯定例を行います。 所要時間は1時間を予定しています。 ・議題：◯◯の進捗共有／◯◯の決め方 ・お持ちいただくもの：◯◯の資料（お手元にある範囲で大丈夫です） 変更が出た場合は、このメールへご返信いただくか、 チャットの◯◯チャンネルへご連絡ください。 明日はよろしくお願いします。
社内あては、これで十分です！ 「ご多忙のところ恐れ入りますが」を足すより、議題を1行入れるほうが相手はずっと助かります。
2. 取引先との打ち合わせを1週間前に確認する
件名：◯月◯日（◯）14:00 お打ち合わせの事前確認（株式会社◯◯・△△） 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯様 いつもお世話になっております。株式会社◯◯の△△です。 ◯月◯日（◯）14:00からのお打ち合わせについて、事前のご案内です。 ・日時：◯月◯日（◯）14:00〜15:00 ・場所：貴社◯階 ◯◯会議室（オンラインの場合はURLを記載） ・当日の内容：◯◯についてのご相談と、◯◯のご確認 ・弊社出席者：△△、◯◯の2名 当日までにご確認いただきたい点は、◯◯の1点のみです。 ご都合に変更が生じた場合は、お手数ですが本メールへご返信ください。 どうぞよろしくお願いいたします。
1週間前は、日程を確かめるより「当日までに用意しておくもの」を渡すタイミングです！ ここで渡しておくと、当日その場で持ち帰りになる話が減ります。
3. 歓迎会・懇親会の出欠を、しめきり前に確認する
件名：◯/◯まで ◯◯会の出欠のご連絡について お疲れさまです。幹事の△△です。 ◯月◯日（◯）19:00からの◯◯会について、出欠のご連絡を ◯月◯日（◯）までにいただけると助かります。 ・日時：◯月◯日（◯）19:00〜21:00 ・場所：◯◯（◯◯駅から徒歩5分） ・会費：◯◯円（当日集めます） 参加が難しい場合は「欠席」の一言だけで大丈夫です。 迷っている段階でしたら、その旨だけ教えてもらえたら調整します。 よろしくお願いします。
ここがいちばん気をつかう場面です！「まだご返信をいただけていません」は書かなくて大丈夫。欠席なら一言でいい、と先に伝えるほうが返事は早く返ってきます。相手を追いかける文面より、返しやすい形を渡すほうが強いんです。
4. 社内イベント・交流会の前日に、参加者へ送る
件名：明日 ◯◯交流会のご案内（19:00・◯◯にて） お疲れさまです。幹事の△△です。 明日◯月◯日（◯）19:00から、◯◯で◯◯交流会を行います。 ・集合：19:00に◯◯の入口（19:10ごろまではそのあたりにいます） ・場所：◯◯（◯◯駅◯番出口から徒歩5分・地図URL） ・服装：そのままの格好で大丈夫です ・当日の流れ：乾杯 → 自己紹介 → 自由に歓談 途中からの参加も、途中での退席も問題ありません。 道に迷ったときは、この番号（◯◯）まで連絡してください。 明日は一緒に楽しみましょう。
前日の連絡は、当日その人が迷いそうなところを先につぶすのが役目です。「途中参加OK」「途中で帰ってOK」の2行があるだけで、当日の空気がやわらかくなります！
5. 当日の朝、開始前に送る
件名：本日19:00 ◯◯会の集合場所のご案内 おはようございます。幹事の△△です。 本日19:00から◯◯で◯◯会を行います。 ・集合：19:00に◯◯の入口 ・地図：（URL） ・遅れそうなときは、この番号（◯◯）へ一言ください 当日は急な予定変更もあるかと思いますので、無理のない範囲で大丈夫です。 本日はよろしくお願いします。
当日の朝は、情報を足すのではありません削るのがコツです！ 開いた瞬間に集合場所と連絡先だけが目に入る形にしておくと、移動中のスマホでも読めます。
例文のどこを差し替えるか
例文をそのまま使えるのは、相手とタイミングが同じときだけです！ どちらかが変われば、入れる要素も変わります。
| タイミング | 社内（同僚・上司） | 社外（取引先） | イベント・懇親会の参加者 |
|---|---|---|---|
| 1週間前 | 議題と、事前に見ておいてほしい資料 | 当日の内容・出席者・準備しておくもの | 出欠のしめきり・場所・会費 |
| 前日 | 時間・場所・所要時間・変更時の連絡先 | 時間・場所（またはURL）・変更時の連絡先 | 集合場所・地図・服装・当日の流れ・途中参加や退席の可否 |
| 当日の朝 | 時間と場所だけ（1〜2行） | 原則として送りません。変更があるときだけ | 集合場所・地図・遅れるときの連絡先 |
表を縦に見ると、法則は1つです！タイミングが進むほど、書く量は減っていきます。1週間前は準備の情報、前日は迷いをつぶす情報、当日の朝は集合場所と連絡先だけ。役割が違うので、同じ文面を3回送るのは実は逆効果になります。
横に見て変わるのは、丁寧さの度合いではありません。変わるのは相手が知りたいことの中身です。社内なら議題、社外なら当日までの準備、イベント参加者なら当日の動き方。ここを取り違えると、どれだけ言葉を尽くしても必要な情報は届きません。
リマインドは催促ではなく、不安の先回りです
ここまでが「何を書くか」でした。ここからは「なぜこの形なのか」を書きます！ 理由が分かると、例文に無い場面でも自分で組み立てられるようになります。
幹事や連絡係を任されたばかりの時期に、いちばん気をつかうのは「催促しているように見えないか」です。この心配はまっとうなものです。送信ボタンを押す前に、何度も文面を読み返すことになります。
ところが、送る側の心配と、受け取る側の心配は別のものです。受け取った人が気にしているのは、「自分はこのあと何をすればいいのか」の1点だけ。ここに答えが書いてあれば、催促だとは受け取られません！
この記事でいちばん大事な一文を置きます。人がリマインドで受け取るのは「急かされた」という感情か、「これで大丈夫です」という確認かのどちらかで、その差は文面の丁寧さではなく、読んだあと自分が何をすればいいかが決まる形になっているかで生まれます。
送る側が自分の不安だけを減らそうとすると、前置きの言葉が増えて、具体の情報が減っていきます。「恐れ入りますが」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」が並び、肝心の議題も持ち物も書かれていない1通ができあがります。丁寧に書いたはずなのに催促に見えるのは、ここが原因です。
もう1つ、前提を書いておきます。連絡の目的は、相手の手間を増やさずに当日を成立させることです。この前提に立つなら、前置きよりも日時と持ち物のほうが先に来ます！ 礼儀を軽く見るという話ではありません。礼儀の中身が、言葉の量から情報の設計へ移るという話です。
Coeliaは東京で20代限定のイベントを続けて開催しているので、私たちも開催のたびに案内とリマインドを送る側に立っています。文面をつくるときに置いている基準は1つで、初参加の人が当日に迷わない形になっているかです。イベント中は運営が常駐していて困ったことはいつでも相談できる体制にしていますが、前日の1通で減らせる不安は前日に減らしておきます。そのほうが、当日の時間を交流そのものへ使えます。
もう1つ、私たちが前日の案内で大事にしているものがあります。困ったときの連絡先です。当日輪に入りづらいときも、気になる言動があったときも、すぐ相談できます。その窓口を前日のうちに渡しておくのは、案内であると同時に安全の設計でもあります。これは幹事をやるあなたの1通でも同じで、連絡先を1行書いておくだけで、当日の「言い出しにくさ」がかなり下がります。
これは案内を送り続けている側の見立てで、数字で計測して出したものではありません。射程も、私たちが運営しているイベントでの観察までです。それでも「読んだ人の次の行動が決まる形になっているか」という基準自体は、社内のメールでも取引先への連絡でも同じように使えるはずです！
同じ用件でも、ここが変わります
言葉で説明するより、並べたほうが早いです！ 同じ「明日の会議のリマインド」を、2つの書き方で比べます。
| 観点 | 催促に見えるリマインド | 不安を減らすリマインド |
|---|---|---|
| 件名 | 再送 明日の件について | 明日10:00 ◯◯定例のご案内（会議室A） |
| 書き出し | 先日ご連絡した件、その後いかがでしょうか | 明日10:00から、会議室Aで◯◯定例を行います |
| 本文の中心 | まだ確認をもらえていないという状況の説明 | 議題・持ち物・所要時間 |
| 締めの一文 | お早めにご対応をお願いいたします | 変更が出た場合は、このメールへご返信ください |
| 読んだ人がすること | 何を返せばいいのかを、自分で考えるところから始まります | 資料を1つ用意する（または、何も要らないと分かる） |
右の列に共通しているのは、相手がすることが1つに決まっていることです！ 左の列は、読んだ人が「返事をすればいいのか、何か準備すればいいのか」を自分で判断するところから始まります。催促に見えるかどうかを決めているのは言葉づかいではなく、この差なんです。
この書き方が効かないとき
正直に、合わない場面も書いておきます。ここを知っておくと、使いどころを外しません！
- 返事のしめきり管理そのものが目的のとき：これはリマインドではなく督促で、設計が別物です。この場合は日付と必要な回答だけを短く書きます
- 社内に連絡フォーマットがあるとき：会社の形式が優先です！ 例文からは構造だけを借りて、体裁は社内ルールに合わせてください
- 親しい同僚ひとりに送るとき：メールよりチャット1行のほうが速い。「明日10時、会議室Aです」で十分に伝わります
- まだ一度も案内を送っていないとき：これはリマインドではなく最初の案内です。日程・場所・会費・返事のしめきりを、最初から全部書きます
よくある反論にも先に答えます！ 「送らないほうが押しつけがましくないのでは」という考え方です。ここについての見立ては逆で、送らない場合、相手は当日まで自分で予定を確認し続けることになります。その手間をこちらが引き受けていないだけなんです。参加しづらくなるのは、案内を忘れたときより、聞きたいことを聞けないまま当日を迎えたとき。イベントを続けて開いている運営として、私たちはそう見ています。
「テンプレートは機械的で冷たいのでは」という声にも一言だけ！ 冷たく見える原因は、定型であること自体ではありません。その人の状況が1行も入っていないことです。定型の8割に、「◯◯さんが担当されている◯◯の件も少し触れます」のような1行を足すだけで、温度は戻ります。
よくある質問
リマインドメールは何日前に送るのがいいですか？
用件で変わります！ 準備が要る打ち合わせは1週間前、日程だけ確かめたい会議は前日、集合場所がある集まりは前日と当日の朝です。1週間前と前日の両方を送るときは、中身を変えるのがポイント。同じ文面を2回送ると、2通目が催促に見えてしまいます。
「催促」と受け取られない件名の書き方はありますか？
件名の先頭に日時を入れると、それだけで印象が変わります。「明日10:00 ◯◯定例のご案内」のように、日時と用件を先に置く形です！ 避けたいのは件名の先頭に「再送」や「至急」とだけ書くことで、これは中身を読む前に相手の身構えを作ってしまいます。
返事がまだ来ていない人にだけリマインドを送っても大丈夫ですか？
大丈夫です！ ただし文面は「返事がない」ではなく「しめきりが近い」を起点にします。「◯/◯までにご連絡いただけると助かります。難しい場合は欠席の一言だけで大丈夫です」の形なら、名指しでも角が立ちません。
リマインドは何回まで送っていいですか？
回数より中身です！ 同じ内容の繰り返しは1回でも多く感じられ、中身が違えば3回でも自然に読まれます。1週間前は準備、前日は当日の流れ、当日の朝は集合場所。役割を分けるほど、通数は気にならなくなります。
幹事をやらずに、人と会える場を増やす方法はありますか？
あります！ 日程も場所も先に決まっている集まりに乗ると、案内もリマインドも主催側が引き受けてくれます。Coeliaは東京で20代限定のイベントを続けて開催していて、ひとり参加は歓迎です。運営が常駐しているので、初参加でも入りやすい進行で過ごせます。
